|
hakusessa olisi vinkkejä, joilla Outlookin käytön voisi optimoida ihan viimeiseen asti.
Olen omasta mielestä jo monia "virityksiä" tehnyt, mutta parannettavaa varmasti olisi.
Kertokaa omista kokemuksista miten Outlookkia voi käyttää tehokkaasti ja mitä ongelmia teillä on.
Mistä saisi helposti lisätietoa (ihan kunnollista!) Outlookin tehokäytöstä (ihan oikeesti tehokäytöstä!)?
Itsellelläni seuraavat viritykset:
1) Minulla on Outlookissa iso hakemistorakenne, jonne siirrän mailit
2) tärkeistä maileistä lähetän itselleni aina piilokopion. Send -hakemiston putsaan viikottain tyhjäksi
3) käytän rulereita eli esikonfiguroituja sääntöjä mitkä automaattisesti lajittelevat saapuvat viestit hakemistoihin
4) työskentelynäkymäni on "Unread mail"
5) Avattu mail hoidetaan kerralla loppuun (samaan mailiin ei toista kertaa palata) ja siirretään oikeaan hakemistoon (jos rulerit eivät sitä ole jo valmiiksi tehneet)
6) etsin samaan sähköpostiin liittyvät mailit komennolla ALT+T+I+R+[tauko]+B+S+[enter]+[enter]. Mahdollistaa koko viestiketjun kaikkien haarojen näkemisen.
7) Jos mailiä ei pysty hoitamaan kerralla loppuun, asetetaan sille lippu ja mahdollisesti muistutus. (eri tehtäville ja asiakkuuksille eri liput, Huom! liput pitää erikeen määritellä kolmessa paikassa Outlookissa ennakkoon, sitten ne toimii kuin unelma (oma customointi)
8) sähköpostit synkataan serverin ja koneen välillä jatkuvasti ja aina kun outlook avataan ja suljetaan (->kovalevyllä aina kaikki mailit, mahdollistaa off-line työskentelyn ilman verkkoyhteyttä)
9) sähköpostit arkistoidaan automaattisesti (box pysyy pienenä)
10) Outlook on ideksoitu erillisellä ohjelmalla -> tiedot löytyy jopa arkistosta helposti.
Ongelmia
- sähköpostin nopea hallinta siten ettei lukemattomia mailejä kerry liikaa
- miten saapuneita meilejä priorisoidaan tehokkaasti?
- miten hakemistoihin siirrety mailit priorisoidaan tehokkaasti eli miten myöhemmin löydän ne tärkeät nopeasti?
- mikä on paras tapa hoitaa päivittäiset mailit (yllä kuvattu vai joku muu)?
Ajatuksia
olen ajatellut mallia, jossa saapuneet mailit avataan ja väliarkistoidaan kolmeen hakemistoon:
1) täytyy tehdä tänään
2) tarkista huomenna uudestaan
3) ei tärkeä
+ ei lukemattomia s-posteja
- samaan s-postiin pitää koskea usempi kerta.
Olen ajatellut myös muokata Outlookin näkymiä, jotta prioriteettien ja kategorioiden käyttö olisi helpompaa.
Kommentteja?!
|
